【新宿版】戸籍抄本・附票・改正原戸籍…書類の詳細と入手場所を徹底解説! | 新宿で相続や遺言の無料相談なら司法書士法人リーガル・フェイスへ

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【新宿版】戸籍抄本・附票・改正原戸籍…書類の詳細と入手場所を徹底解説!

【新宿版】戸籍抄本・附票・改正原戸籍…書類の詳細と入手場所を徹底解説!

こんにちは。リーガル・フェイス広報の佐藤です。

相続手続きを進めていると、様々な窓口で色々な書類の提出を求められますよね。今回は「この書類ってなに?」「どこで手に入れたら良いの?」という疑問にお応えすべく、相続手続きに登場する書類をまとめてみました。書類の入手場所や手数料については「新宿区」での相続の場合も記載いたしましたので、よければ参考にしてみてください。

※手数料について、書面によっては市区町村役場ごとに手数料が若干異なります。あくまでも目安としてご確認くださいませ。

戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)

入手場所 市区町村役場 戸籍住民課窓口など
手数料  450円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 450円
問合せ

新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509

URL

https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/index03.html

「戸籍謄本(全部事項証明書)」は戸籍の情報がすべて記載された書面です。図の①の部分に、「全部事項証明」と記載されていれば「戸籍謄本」で間違いありません。

現在も使用中の戸籍は「現在戸籍」とも呼ばれます。この「現在戸籍」は一組の夫婦と、姓を同じくする未婚の子によって作られ、戸籍の一番上に記載されている方を「筆頭者」と言います(図の②)。筆頭者が亡くなったとしても、他の誰かが代わりに筆頭者になることはありません。
戸籍の仕組み上、二組以上の夫婦が同じ戸籍に記載されることはありません。子供が結婚した場合は親の戸籍から除かれ、その子供は結婚相手との間で新しく戸籍を作ることになります。

よく、結婚を報告する際に「入籍しました」と言いますが、実は結婚すると「相手の姓の戸籍に入る」のではなく夫婦で新しい戸籍を作るのだということが分かりますね。

※ただし離婚等により夫婦ではなくった際は、一人で戸籍を作ることもできます

また結婚だけでなく、死亡した際も戸籍から除かれることになります。除くと言っても戸籍上から名前が消えるのではなく、図の③のように「除籍」と記載され、身分事項に死亡の記述が反映されます。
婚姻によって戸籍から除かれた場合も、同様に「除籍」の記述が反映されます。

戸籍抄本(戸籍個人事項証明書)

入手場所 市区町村役場 戸籍住民課窓口など
手数料 450円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 450円
問合せ 新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509
URL https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/index03.html

戸籍抄本とは、戸籍に記載されている方のうち一人または複数人の身分事項を証明する書類です。戸籍謄本を取得した場合には、その戸籍に記載されているすべての方の身分事項が証明されますが、戸籍抄本であれば知りたい方の身分事項のみ確認することができます。図の①のように「個人事項証明」との記載があれば、それは戸籍抄本です。
全員分か、一部の方のみかという違いだけで、証明される身分事項についての内容はどちらも同じです。


ただし個人情報保護の観点から考えると、すべての情報が記載した戸籍をむやみに提出するのは避けたほうが良いと思います。戸籍抄本で十分情報が得られるのであれば、なるべく抄本を提出すると良いでしょう。


除籍謄本(除籍全部事項証明書)

入手場所 市区町村役場 戸籍住民課窓口など
手数料 750円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 750円
問合せ 新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509
URL https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/koseki02_001012.html
備考 死亡の事実が戸籍に記載されるまで、届出地によっては10日~2週間程度日数を要する場合あり。

除籍謄本とは、本籍地の戸籍に記録している方が誰もいなくなった場合に受け取れる書面です。戸籍謄本を請求した際に、戸籍に記録している方が 結婚・死亡・転籍などを理由に 全員「除籍」となった場合に発行されます。図の①に「除籍」と記載があれば、それは除籍謄本です。


たとえば図を見ると、③のようにすべての方が「除籍」になっていることがわかります。
今回の見本は死亡による除籍のみですが、例えば夫婦に子がおり、その子が結婚をすると、男女関係なく「除籍」となります。

また、家族で引越したことを機に本籍地を変更した場合(=転籍)についても、元の本籍地にあった戸籍は除籍謄本となります。

改製原戸籍謄本

入手場所市区町村役場 戸籍住民課窓口など
手数料750円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 750円
問合せ 新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509
URL https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/koseki02_001012.html
備考

新宿区では、[1]昭和32年法務省令第27号による改製、[2]平成7年4月1日の戸籍のコンピュータ化による改製あり

改製原戸籍とは改製前の古い戸籍のことです。現在の戸籍は横書き仕様ですが、それ以前は縦書きとなっていました。
デジタル化が進んだことで、戸籍も時代に合わせて何度か改製を経ているのです。そして改製前の戸籍を「改製原戸籍」と言います。「原(はら)戸籍」と略す方も多いです。

改製原戸籍と現在戸籍の情報はイコールではない!

縦書きから横書きの戸籍へと改製された際、戸籍に記載されたすべての情報が改製後(横書き)の戸籍に反映されるわけではありません。つまり、改製原戸籍には記載されていても、現在戸籍には記載されていない情報があるということです。例えば婚姻、離婚、養子縁組、分籍、転籍、失踪宣告、死亡などの理由で除籍となった方の情報は記載されていません。相続手続きにおいては、出生から死亡までの戸籍を集めて相続人を確定させなければならないので、最後の改製があった平成6年よりも前に生まれた方の相続手続きであれば必ず必要となります。

【関連コラム↓】
戸籍の「除籍謄本」と「改製原戸籍」との違い

改製原戸籍抄本

入手場所市区町村役場 戸籍住民課窓口など
手数料750円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 750円
問合せ 新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509
URL https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/koseki02_001012.html
備考

新宿区では、[1]昭和32年法務省令第27号による改製、[2]平成7年4月1日の戸籍のコンピュータ化による改製あり

改製原戸籍抄本は、その名の通り改製原戸籍の抄本です。
こちらを請求すると全員分ではなく一部の方のみ記載された戸籍を入手することができます。ただし、使い道があまりないため請求することはほとんどありません。

戸籍の附票

入手場所市区町村役場
手数料1通 300円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 300円
問合せ 新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509
URL 新宿区 戸籍の附票とは
備考

新宿区では、平成26年6月19日以前の戸籍の附票の除票については、保存期間を経過しているため発行不可。
また、平成7年4月1日に戸籍のコンピュータ化による改製を行っているため、原則として改製原戸籍の附票も発行不可。

戸籍の附票とは、本籍地の市区町村で戸籍の原本と一緒に保管されている書面です。
本籍地で戸籍が作られてから(或いはその戸籍に入籍してから)現在に至るまでの住所がすべて記録されています。
ただし、本籍地を移した場合には新たに戸籍の附票が作られることになります。
元の本籍地での附票は、元の本籍地の市区町村役場でなければ入手できません。
つまり現在の本籍地の附票からは、元の本籍地の附票に記録された情報を得られないということです。

総務省のホームページに附票に関するわかりやすい資料がございましたので、詳しく知りたいという方は下記のリンクから確認してみてください。

参考:総務省ホームページ『住民票及び戸籍の附票等 について』

戸籍の除附票

入手場所市区町村役場 戸籍住民課窓口など
手数料300円

新宿区はココ!

入手場所 本庁舎1階8番窓口および各特別出張所窓口
受付時間 平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時
手数料 300円
問合せ 新宿区 地域振興部-戸籍住民課
戸籍係 TEL:03-5273-3509
URL 新宿区 戸籍の附票とは
備考

新宿区では、平成26年6月19日以前の戸籍の附票の除票については、保存期間を経過しているため発行不可。
また、平成7年4月1日に戸籍のコンピュータ化による改製を行っているため、原則として改製原戸籍の附票も発行不可。

だんだん訳がわからなくなってきましたね…!
戸籍の除附票というのは、「戸籍の附票の除票」という意味です。戸籍の除附票は、戸籍そのものが「除籍(=誰もいなくなった)」の場合に附票を請求すると受け取ることができます。
たとえば先程「本籍地を移した場合には新たに戸籍の附票が作られる」と申し上げましたが、転籍すると元の本籍地は「除籍」となるので、元の本籍地で附票を請求すると「戸籍の除附票」を受け取ることになります。

住民票の除票

入手場所市区町村役場 住民課窓口など
手数料300円

新宿区はココ!

入手場所 戸籍住民課住民記録係 区役所本庁舎1階5番窓口または
各特別出張所
受付時間

平日(月曜日~金曜日):午前8時30分~午後5時
火曜日(祝日を除く) :午前8時30分~午後7時

手数料 300円
問合せ

新宿区 地域振興部-戸籍住民課
住民記録係  窓口:本庁舎1階7番窓口
電話:03-5273-3601(直通)

URL 新宿区 住民票等の証明
備考

新宿区民以外の方が新宿区で住民票の写しを請求する場合、
請求できる住民票の写しは現在のもののみ。除票は取得不可。

転出や死亡などの理由で住民登録が抹消された場合の住民票が「住民票の除票」です。図の①のように「除票」と記載されています。
「除票」は主に、かつて住んでいた(住民登録をしていた)ことの証明やそこに住民登録をする前後の住所地の証明、あるいは、そのかたが死亡していることを証明する場合に用いられます。役場によっては、世帯の中の一部のかたの「除票」は、現在住民登録をしている世帯のかたとは別に作られる場合もあるようです。

令和元年施行の住民基本台帳施行令の一部改正以降、除票は150年間保存されることとなりました。ただし、すでに保存年限を経過しているもの(平成26年6月19日以前に除票となっている場合)については発行されないのでご注意ください。

【関連コラム↓】
住民票の除票及び戸籍附票の除票の保存期間が150年に?!

相続関係説明図

入手場所 法務省HP上のテンプレートを使って作成する
手数料 なし

相続関係説明図とは、亡くなった方(被相続人)の相続関係を1通の用紙にまとめた書面のことです。
公的な書面ではないので戸籍も併せて提出する必要があります。

法定相続情報一覧図

入手場所申し出をした法務局より交付される
手数料無料(5年以内の再交付であれば何度でも無料)

新宿はココ!

入手場所 東京法務局新宿出張所(大久保駅北口より徒歩3分)
受付時間 午前8時30分~午後5時15分
手数料 無料(5年以内の再交付であれば何度でも無料)
問合せ 電話:(03)3363-7385(代表)
URL 東京法務局 新宿出張所
備考 ・被相続人の本籍地が新宿区(死亡時の本籍を指します。)
・被相続人の最後の住所地が新宿区
・申出人の住所地が新宿区
・被相続人名義の不動産の所在地が新宿区

 

上記いずれかに該当する場合は東京法務局新宿出張所にて申出、取得が可能。

法定相続情報一覧図とは、亡くなった方(被相続人)の法定相続関係を1通の用紙に記載した書面のことです。法定相続情報証明制度を利用し、無事に手続きを終えると法務局より交付されます。 法務局から認められた公的な証明書ですので、相続手続きで使うこともできますし、被相続人や相続人の戸籍謄本を提出する際に戸籍の代わりとなります。
例えば、様々な相続手続きを同時に進めるとなると、戸籍が何セットも必要になってしまいますが「法定相続情報一覧図」の写しを必要枚数分交付してもらえばそれを添付するだけで相続税の申告や預貯金の解約等の手続きを行うことが可能となります。

ただし、戸籍を一切取得せずに相続手続きを終えられるわけではなく、法定相続情報証明制度を利用する際に戸籍の提出を求められますのでご注意くださいね。

【関連コラム↓】
「法定相続情報証明制度」とは?

登記事項証明書

入手場所全国の法務局またはオンラインでの請求
手数料

書面請求:600円
オンライン請求(送付):500円
オンライン請求(窓口交付):480円

新宿区はココ!

入手場所 東京法務局新宿出張所(大久保駅北口より徒歩3分)
受付時間 午前8時30分~午後5時15分
手数料 無料(5年以内の再交付であれば何度でも無料)
問合せ 電話:(03)3363-7385(代表)
URL 東京法務局 新宿出張所

登記事項証明書とは、登記記録に記録された不動産や法人の全部または一部を証明した書面のことを言います。不動産であれば、知りたい土地や建物の所在地を管轄する法務局で取得することができます。

「登記簿」、「登記簿謄本」、「謄本」と呼ばれることもありますが、どれも「登記事項証明書」のことです。

亡くなられた方が不動産を所有していた際、登記の内容を確認するために必要となります。

登記識別情報通知

※法務省HPより
入手場所 登記完了後、法務局より交付される
手数料 なし(※再発行不可)

登記識別情報通知とは、いわゆる以前の「権利証」に相当する書面です。
不動産登記を行うと法務局からこの「登記識別情報通知」が発行されます。下部の袋とじの中には12桁の数字・アルファベット(パスワード)が記載されており、その内容がそのまま不動産を所有する権利を証明するものとなります。(第三者に知られてしまうと危険なので取扱いには十分ご注意を!)

亡くなられた方(被相続人)が不動産をお持ちの場合は、相続登記や売却の際にこの登記識別情報通知が必要です。登記識別情報通知は2004年の不動産登記法改正を受けて発行されることになった書面ですので、被相続人が不動産の登記を行ったタイミング次第では従来の「登記済証書」(いわゆる「権利証」)が必要となるでしょう。

固定資産評価証明書

入手場所

市区町村役場 課税課など(自治体により異なる)
都税事務所(※東京23区のみ)

手数料 400円

新宿区はココ!

入手場所 新宿都税事務所 固定資産税課
受付時間 平日8:30~17:00
問合せ

【代表】
TEL:03‐3369‐7151/FAX:03‐3369‐8090

【評価証明書(土地・家屋)について】
TEL:03-3369-7162

手数料 1件400円
2件目以降1件100円
URL 新宿都税事務所
備考 23区内のすべての都税事務所の窓口(固定資産税課固定資産税班)で申請可能。
今年度分を含め、6年度分発行できる。

固定資産評価証明書(長いので「評価」と略す方が多いです)とは、固定資産(不動産)の評価額を証明する書面です。相続登記を申請する際にかかる“登録免許税”を計算するためには、この評価証明書に記載された評価額がもとになります。

名寄帳

入手場所

不動産所在地の市区町村役場
(※東京23区の場合は都税事務所)

手数料 300円(所有者ごとに)

新宿区はココ!

入手場所 新宿都税事務所 固定資産税課
受付時間 平日8:30~17:00
問合せ

【代表】
TEL:03‐3369‐7151/FAX:03‐3369‐8090

手数料 所有者ごとに300円
URL 新宿都税事務所
備考 固定資産が所在する区の都税事務所でのみ閲覧できます。

名寄帳(なよせちょう)とは、課税の対象となっている固定資産(土地や建物)を所有者ごとに一覧表にしたもののことをいいます。

「固定資産課税台帳」や「土地家屋課税台帳」とも呼ばれます。主に、亡くなられた方(被相続人)が土地や建物などの不動産を所有していた場合の相続で取得する書面です。この名寄帳を取得すると、被相続人が所有している土地・建物を正確に把握することが可能です。

遺産分割協議書

遺産分割協議書とは、亡くなられた方(被相続人)の遺産をどのように分けるのかを記す書面です。誰がどの遺産をどのくらい相続するかを相続人全員で話し合い(遺産分割協議)、そこで決めた内容を「遺産分割協議書」として文書に残し、相続人全員の実印と(登記申請を行う場合は)全員の印鑑証明書が必要となります。主に、相続登記の申請や相続税の申告時に必要な書面です。

 

まとめ

以上、相続手続きの中でよく耳にする書類総まとめでした。いかがでしたか?
もっと細かく言えばさらに多くの書類がありますが今回ご紹介した書類だけでも把握しておけば、いざ手続きを行う際に落ち着いて進められると思います。

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相続手続き全体の流れや必要書類についてはこちらの記事でも詳しく解説しております。
もしよければチェックしてみてくださいね。

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